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디지털화가 급속하게 진행되면서 기업의 디지털 콘텐츠 규모 역시 빠르게 늘어남에 따라 효율적인 관리는 발등의 불이 되고 있다. 현대엘리베이터 역시 사업 영역 확대에 따라 급증하는 사내 기술문서의 제작, 관리, 배포 등의 효율화 필요성이 한층 증대됐다. 이에 2015년부터 기술문서 제작 및 관리 프로세스 효율화를 위한 해결책 마련에 나서 2016년 초 매뉴얼 제작 솔루션인 어도비 프레임메이커(FrameMaker)를 이용한 DITA(Darwin Information Typing Architecture) 기반의 저작 방식 도입과 함께 오픈소스 기반의 기업 콘텐츠 관리(ECM) 솔루션인 ‘알프레스코(Alfresco)’를 도입해 기술문서 관리 및 배포의 효율화를 기할 수 있는 사용자 맞춤형 환경 기반을 마련했다.
* 본 공개SW 활용 성공사례는 데이터넷과 정보통신산업진흥원(NIPA) 공개SW 역량프라자가 공동 발굴한 기사입니다.
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- 기업: 현대엘리베이터
- 수행년도: 2016년 1~7월
- 도입배경: 기술문서 제작 및 관리 프로세스 개선
- 솔루션: 알프레스코
- 도입효과: 사용자 맞춤형 환경으로 기술문서 제작 및 관리 프로세스 효율화, 중앙에서 XML 기반의 모듈화된 콘텐츠 관리 및 배포로 업무 생산성 강화, 어도비 프레임메이커 저작 환경과 완벽 통합, 관리되는 기술문서의 차별화된 접근과 배포 효율 강화, 문서 관리 시스템 워크플로우 구현으로 사내 시스템 연계에 따른 유연성과 확장성 마련
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1984년 설립된 현대엘리베이터는 부단한 노력을 통해 세계 최고 수준의 기술력을 갖춘 승강기 기업으로 성장했다. 현대엘리베이터는 엘리베이터, 에스컬레이터, 무빙워크 등 승강기 부문에 이어 주차설비, 물류자동화시스템, 승강장스크린도어(PSD) 등으로 사업 영역을 확장해 나가며 최고의 이동효율을 창출하는 종합 무빙 솔루션 제공기업으로 도약하고 있다.
특히 현대엘리베이터는 국내 최고 속도 엘리베이터, 최장 에스컬레이터, 최초의 더블데크 엘리베이터에 이르기까지 승강기 분야에서 쌓은 기술력을 바탕으로 세계 시장으로 뻗어 나가고 있다. 현재 중국, 브라질, 미국 등 9곳의 현지법인과 전 세계에 구축한 판매 네트워크를 기반으로 세계화에 발 빠른 행보를 보이며 세계 일류 기업으로의 성장에 박차를 가하고 있다.
문서 관리 중요성 증대 … 기술문서 제작·관리 프로세스 개선
급속한 디지털화에 따라 빠르게 늘고 있는 기업의 디지털 콘텐츠 관리 효율화는 발등의 불이 되고 있다. 현대엘리베이터 역시 사업 영역 확대에 따라 급증하고 있는 사내 기술문서의 제작, 관리, 배포 등의 효율화 필요성이 한층 증대됐다.
현대엘리베이터는 제품 개발팀의 엔지니어들이 작성한 초안 문서를 기술연구소 매뉴얼 담당자가 취합해 그때그때 필요한 매뉴얼을 제작해 왔다. 그러나 이러한 방식은 작성하는 사람에 따라 형식과 형태가 달라 문서 전체의 일관성이 떨어질 수밖에 없었고, 시의성이 맞지 않아 정확한 최신 기술 정보를 전달하는 데 어려움이 따랐다. 특히 사업 분야 확대로 인한 증가하는 기술문서의 관리 효율화 방안 마련은 시급한 현안으로 떠올랐다.
현대엘리베이터는 이러한 문제 해결을 위해 2015년부터 기술문서 제작 및 관리 프로세스 효율화 방안 마련에 나섰다. 1년여의 준비기간을 거쳐 2016년 초 매뉴얼 제작 솔루션인 어도비 프레임메이커(FrameMaker)를 이용한 DITA(Darwin Information Typing Architecture) 기반의 저작 방식과 함께 오픈소스 기반의 기업 콘텐츠 관리(ECM) 솔루션 가운데 세계적으로 널리 사용되고 있는 알프레스코(Alfresco)를 도입해 기술문서 관리의 효율화를 기할 수 있게 됐다.
백수진 현대엘리베이터 R&D관리부 주임 연구원은 “매뉴얼 등 기술문서의 중요성이 커지면서 매뉴얼 부서를 신설해 체계적인 관리에 나서게 됐다”며 “특히 국제 매뉴얼 표준으로 사용되는 ISO:IEC82079-1 준수를 위해서는 문서 양식의 통일과 관리가 중요해 각 부서별 매뉴얼 표준화를 위해 XML 기반의 저작과 문서 관리 환경을 구축하게 됐다”고 설명했다.
기술문서 관리 효율화 위해 ‘알프레스코’ 도입
현대엘리베이터는 엘리베이터 설치와 유지보수 부문의 매뉴얼 제작과 기술문서 관리를 위해 두 영역으로 구분해 솔루션을 구축했다. 매뉴얼 제작은 어도비 프레임메이커를 이용했고, 기술문서 관리는 라티스글로벌과 아르고넷이 오픈소스 기반 솔루션인 알프레스코를 활용해 기술문서의 산업표준인 DITA 스키마를 이용한 XML 기술문서 저작/관리/배포 시스템을 구축했다.
매뉴얼 제작은 기존의 MS 워드 기반 저작 방식에서 어도비 프레임메이커를 이용한 DITA 기반의 XML 저작 방식으로 전환하고, 많은 제품과 모델의 기술 문서에 공통으로 사용되는 콘텐츠(이미지 포함)를 공통 콘텐츠로 분리했다. 또한 콘텐츠 변화 관리를 위해 기존의 비 구조화 문서를 구조화 문서로 전환하고, XML로 저작된 소스를 PDF 형식으로 생성할 수 있도록 어도비 프레임메이커를 이용한 PDF 출판용 서식을 정의했다.
기술문서 관리는 어도비 프레임메이커에서 알프레스코 기반 콘텐츠 관리 시스템과 통신해 파일들을 확인/수정/재사용할 수 있도록 XML 확장 모듈을 개발해 구축했고, 알프레스코에서 고객의 요구에 맞는 DITA 스키마를 이해할 수 있도록 확장기능도 추가했다. 또한 사용자의 요구사항에 맞는 포털 기능까지 구현했다.
유니나 현대엘리베이터 R&D센터 연구원은 “한국전자문서산업협회를 통해 다양한 솔루션을 검토하고, 컨설팅을 받으며 여러 방법론을 검토했다”며 “그 결과 오픈소스 기반인 만큼 맞춤형 환경 구현과 확장성이 뛰어난 알프레스코를 선택하게 됐다”고 설명했다.
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| ▲ 알프레스코 아키텍처 |
알프레스코 기반으로 최적의 맞춤형 환경 구현
현재 다양한 상용 ECM 솔루션들이 출시돼 있지만 고가의 도입 비용으로 인해 쉽게 사용하지 못한다는 어려움이 있는 것이 현실이다. 그러나 ECM 분야에서도 오픈소스를 기반으로 다양한 솔루션이 개발돼 비용 부담없이 ECM 도입이 가능한 환경으로 발전했고, 그 대표주자가 알프레스코다.
오픈소스 기반인 알프레스코는 모든 콘텐츠의 생성, 관리, 배포에 대한 전반적인 업무를 처리할 수 있는 ECM 솔루션으로 2006년 첫 버전이 출시된 이래 현재 5.1 버전까지 발표됐다. 알프레스코는 LGPL(Lesser General Public License) 라이선스 기반으로 배포되는 커뮤니티용과 기술지원까지 받을 수 있는 기업용의 두 가지 버전으로 공급되고 있다. 두 버전이 기능면에서 약간의 차이는 있지만 오픈소스 기반인 만큼 거의 유사한 가운데 현대엘리베이터는 유지보수와 기술 지원을 고려해 기업용 버전을 도입했다.
아파치 톰캣(Apache Tomcat) 상에서 실행되는 알프레스코는 레파지토리(Repository) 서버(alfresco.war)와 웹 클라이언트 애플리케이션(share.war)으로 크게 나눌 수 있고, 알프레스코의 클라이언트 애플리케이션은 내장된 웹 클라이언트와 앱 스토어에서 다운로드 받을 수 있는 모바일 클라이언트가 있다. 또한 FTP, 웹다브(WebDAV), CIFS, 쉐어포인트 프로토콜 등을 지원해 다양한 애플리케이션으로도 접근이 가능하다. 데이터는 데이터베이스와 파일 시스템에 저장되고, 아파치 솔라(Apache Solr)에 검색을 위해 색인되고, 이메일 서버와 디렉토리 서버를 연동해 필요한 정보를 연계할 수 있다.
특히 알프레스코는 개방성, 확장성, 비용 효율성 등이 강점인 오픈소스인 만큼 기업 환경에 최적화된 기능을 빠르고 손쉽게 구현할 수 있다. 사용자가 간단히 설치해 이용할 수 있는 인터페이스 제공은 물론 강력한 API를 통해 개별 기업에 특화된 사용자 인터페이스 구현을 통해 맞춤형 환경을 구현할 수 있는 것. 또한 기업 콘텐츠 관리를 위해 문서 및 이미지 관리, 기록 관리, 협업, 워크플로우, 풀 텍스트 검색 등 많은 기능을 갖추고 있을 뿐 아니라 전 세계적으로 사용되면서 높은 신뢰도를 지니고 있다는 점도 강점이다.
백수진 주임 연구원은 “처음 구축하는 시스템이라 약간의 시행착오는 있었지만 라티스글로벌, 아르고넷 등의 적극적인 지원으로 큰 어려움 없이 시스템 구축을 완료할 수 있었다”며 “알프레스코는 UI 변경부터 기능 추가까지 제한이 없다고 할 만큼 최적의 맞춤형 환경 구현이 가능해 문서 관리, 배포까지 효율성을 기할 수 있게 됐다”고 밝혔다.
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| ▲ 알프레스코 지원 시스템 환경 |
기술문서 제작·관리 효율화로 업무 효율·생산성 극대화
현대엘리베이터는 기술 문서 제작 및 관리 시스템 구축을 통한 매뉴얼 제작 및 관리 프로세스 효율화로 다양한 이점을 누리고 있다. 내부적으로 문서 제작이나 관리 업무의 효율화는 물론 현장에서 매뉴얼을 사용하는 설치 기사들의 평가도 좋다. 특히 매뉴얼 배포와 업데이트 기능이 강화되면서 기존처럼 여러 단계를 거쳐야 할 필요성이 사라져 언제 어디서나 필요할 때 매뉴얼을 확인할 수 있게 접근성이 대폭 개선됐다.
현대엘리베이터는 XML 기반의 구조화 매뉴얼 저작 방식을 통해 통일된 정보, 스타일 일관성을 확보할 수 있었다. 또한 공통 콘텐츠를 분리하고 모듈화해 콘텐츠 재사용을 극대화했고, 변화 관리도 자동화함으로써 업무 효율을 기할 수 있었다.
뿐만 아니라 기존 문서의 전환을 통해 제작 환경 변화에 따른 리스크를 최소화할 수 있었다. 더불어 싱글소스 멀티채널 출판 환경을 구축해 PDF는 물론 웹 환경에도 대응할 수 있는 출판 결과물을 쉽고 빠르게 제작할 수 있는 기반까지 확보했다.
최적화된 기술문서 관리를 통해 다양한 효과도 누리고 있다. 콘텐츠 관리 서버가 XML을 이해할 수 있도록 확장해 모듈화된 콘텐츠를 중앙에서 관리하고 배포할 수 있도록 구성해 DITA 스키마를 유연하게 해석하도록 확장 기능을 구현했고, DITA 콘텐츠 구조의 변경에 따라 역동적으로 링크를 재구성해 콘텐츠 적합성도 향상시킬 수 있었다. 또한 시스템의 활동 정보와 DITA 콘텐츠의 메타 정보를 자동으로 분석, 분류해 시스템 사용에 대한 모든 정보를 대시보드로 확인할 수 있어 업무 효율성이 눈에 뛰게 향상됐다.
기술문서 관리와 어도비 프레임메이커 저작 환경도 완전 통합됐다. 콘텐츠 관리 시스템의 DITA 콘텐츠에 대한 체크인/아웃 기능을 통해 협업 시 발생하는 혼선을 방지하고, DITA 콘텐츠뿐 아니라 시스템 내의 모든 콘텐츠에 대한 리비전 기능을 통해 통합 버전 관리 역시 한결 수월해졌다. 또한 한글을 포함한 다국어 검색 기능도 지원해 빠른 정보 접근을 구현함에 따라 향후 해외 현지법인으로도 확대 적용할 수 있는 발판을 마련됐다.
특히 사용자의 권한에 따라 문서 관리 시스템에서 관리되는 데이터의 접근에 차별화를 기해 보안성도 강화했다. 사용자, 부서 등에 따라 기술 문서 접근 권한을 조절할 수 있을 뿐 아니라 다국어 사용자 인터페이스 지원과 지역에 따른 접근 콘텐츠도 차별화할 수 있게 된 것. 또한 멀티 레파지토리 방식으로 구축돼 향후 레파지토리가 추가될 경우에도 대비해 확장성을 확보했다.
이외에도 문서 관리 포털 내부 워크플로우를 구축해 향후 사내 시스템과 연계 시 유연한 대응력도 마련했다. 관리하고 있는 모든 콘텐츠의 변경 및 감수 프로세스를 위한 워크플로우를 지원하고, 전사 그룹웨어 시스템과의 싱글사인온(SSO)을 통해 연구소뿐 아니라 다른 부서나 제품, 해외로도 확장할 수 있는 기반을 다졌다.
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“빠르고 손쉽게 맞춤형 환경 구현 가능”
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| ▲백수진 주임 연구원(좌)과 유니나 연구원 |
기술문서 제작 및 관리 프로세스 효율화 배경은.
기존에는 제품 개발팀의 엔지니어들이 작성한 초안 문서를 기술연구소 매뉴얼 담당자가 취합해 그때그때 필요한 매뉴얼을 제작해 왔지만 작성자에 따라 형식과 형태가 달라 문서 전체의 일관성이 떨어졌고, 시의성이 맞지 않아 정확한 최신 기술 정보를 전달하는 데 어려움이 따랐다. 특히 사업 분야 확대로 인해 기하급수적으로 증가하는 기술문서의 관리 효율화를 위한 방안 마련을 위해 사내 기술문서의 제작, 관리, 배포 프로세스 개선에 나서게 됐다.
기술문서 관리를 위해 도입된 오픈소스 기반 솔루션은.
기술문서 관리의 효율화를 위해 오픈소스 기반의 ECM 솔루션 가운데 세계적으로 널리 사용되고 있는 알프레스코를 도입했다. 개방성과 확장성을 강점으로 하는 오픈소스 기반인 만큼 개방성, 확장성, 비용 효율성 등이 뛰어나 기업 환경에 최적화된 맞춤형 기능을 빠르고 손쉽게 구현할 수 있었다. 사용자 인터페이스 변경부터 기능 추가까지 제한이 없다고 할 수 있는 만큼 최적의 맞춤형 환경 구현을 통해 문서 관리, 배포의 효율성을 극대화할 수 있었다.
기술문서 관리 시스템 강화 계획은.
현재는 개발 기종 매뉴얼만 관리되고 있지만 효과가 좋은 만큼 서비스나 설계 부서의 매뉴얼 통합 관리 요청도 늘고 있어 적용 분야 확장을 고려하고 있고, 해외 현지법인으로의 확대 적용도 예상된다. 현재 인쇄불가 등의 PDF 파일 보안 방법으로 문서 보안을 하고 있지만 앞으로는 문서 추적관리 기능을 보다 강화해 보안과 관리 효율성을 더욱 높여 나갈 계획이다.
기술문서 관리 효율화 방안을 조언한다면.
기술문서 관리에 활용되는 알프레스코는 구축과 사용이 편리한 만큼 큰 어려움은 없다. 다만 경험해보니 XML 작업 이전에 기업 고유의 매뉴얼 스타일 가이드를 마련하는 것이 중요했다. 문서의 일관성 유지를 위해 서체 크기, 자간 등 고려해야 할 부문들이 많은 만큼 철저한 사전 준비 작업을 통해 매뉴얼 스타일 가이드를 구체화한다면 보다 효과적으로 기술문서 관리 시스템 구현이 가능할 것이다.
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