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동국제강(대표 장세주)은 1954년 이후 대한민국의 철강산업을 이끌어 온 대표 철강기업이다. 1965년 국내 민간기업 최초로 고로를 가동하고, 1966년 전기로, 1998년 직류전기로를 국내 최초로 설치하는 등 대한민국 철강산업의 개척자의 역할을 수행해 온 동국제강은 ‘명품철강을 만든다’는 정신을 바탕으로 최고 품질의 제품을 생산하면서 세계적인 경쟁력을 키워가고 있다.
동국제강은 2006년부터 새로운 경영혁신 프로젝트를 시작했다. 1800여명의 임직원으로 연 매출 약 5조원을 달성하면서 대한민국의 대표 철강기업으로 자리매김했지만, 이러한 영광에 안주하지 않고, 지속적인 혁신을 통해 글로벌 철강산업을 이끄는 대표주자로 자리매김해나가기 위해 SAP ERP를 기반으로 기업의 프로세스 통합 작업을 추진, 전사적 자원관리 시스템 통합과 함께 제조 시스템 개선, 프로세스의 웹 기반으로 전환을 이뤄냈다.
ERP 기반의 경영혁신으로 사내 데이터 정형화를 구현한 동국제강은 이어 문서, 이미지, 멀티미디어 데이터 등 비정형 데이터의 자산화를 이뤄내기 위한 경영혁신 프로젝트 2기로 2009년 통합문서관리 시스템을 구축했다.
기존의 ERP 안정화와 함께 통합문서혁신으로 문서로 대표되는 비정형 데이터의 지식자산화를 통해 다자간 협업과 기업 비즈니스의 효율성을 높이기 위함이다. 이러한 통합문서관리 시스템 구현은 기업의 지식자산인 문서 등 비정형 데이터 유출에 대한 효과적인 모니터링 기반을 마련해 정보유출 사고의 위험을 방지한다는 측면의 효과도 있다.
문서혁신, 조직의 문화·역량 혁신
제조 산업의 경우, 정보보안이 무엇보다 중시된다. 수년간 투자, 개발해 온 핵심기술이 유출될 경우, 비즈니스에 심각한 타격을 줄 것이 분명한 까닭이다. 또한 사무 업무의 60~70%를 차지하는 문서작업의 과정에서 중복생산 등의 낭비 요소도 존재한다.
문서관리의 효율성 향상, 보안 강화 등을 꾀하는 통합문서관리는 단순한 문서관리 개선이 아니다. 문서가 더 이상 개인 소유가 아닌 기업의 주요 자산으로써 보호·활용되는 것으로 인식의 변화를 불러일으켜 일하는 방식의 근본적인 변화, 나아가 조직의 문화와 역량이 일신되는 계기가 될 수 있는 까닭이다.
2006년부터 이어지는 경영혁신 작업의 일환으로 문서혁신을 꾀한 동국제강은 문서관리 프로세스, 보안과 보전체계 및 분류체계를 새롭게 수립하고, 다양한 엔터프라이즈 콘텐츠 관리(ECM) 솔루션을 비교 검토해 최종적으로 ‘오라클 웹센터(Oracle WebCenter)’ 기반의 통합문서관리 시스템을 도입했다. 오라클 데이터베이스 기반으로 강력한 권한 관리가 가능할 뿐 아니라 실시간 협업 등에서도 보다 많은 이점이 있을 것으로 생각됐기 때문이다.
김영민 동국제강 정보기술팀 차장은 “데이터베이스로 저장이 가능해 콘텐츠, 데이터베이스의 연결 안전성이 확보된다는 측면에서 오라클 웹센터의 장점이 높이 평가됐다”며 “당시 국내에서 오라클 웹센터 문서관리 기능 사례가 다소 부족했지만, 데이터베이스, WAS 등과의 전략적 시너지, 한국오라클의 전폭적인 지원 등을 고려해 최종적으로 오라클 웹센터를 동국제강 통합문서관리 시스템으로 선정하게 됐다”고 밝혔다.
동국제강의 통합문서관리 시스템에는 오라클 웹센터 외에 ‘오라클웹로직 서버(Oracle WebLogic Server)’, ‘오라클리얼 애플리케이션 클러스터(Oracle Real Application Clusters)’, ‘오라클 어드밴스드 컴프레션(Oracle Advanced Compression)’, ‘오라클어드밴스드시큐러티(Oracle Advanced Security)’ 등이 함께 적용됐다. 이를 통해 동국제강은 데이터에 대한 강력한 암호화 기능과 이중의 문서 보안 장치 기반을 마련할 수 있었다.
공유·협업·보안 기반 문서 라이프사이클 관리
동국제강의 통합문서관리 시스템은 문서, 이미지 등 비정형 콘텐츠의 생성부터 활용, 폐기에 이르는 라이프사이클 전반을 공유와 협업, 그리고 정보보안의 기반에서 통합 관리할 수 있도록 구성됐다. 궁극적으로는 기업 구성원간 효율적이고 안전하게 협업할 수 있는 환경을 마련함으로써 전사 업무의 생산성을 높이는 데 초점을 맞췄다.
이를 위해 동국제강은 먼저 중복 문서에 대한 정리작업을 진행함과 동시에 이어 개인 PC에 분산 저장되던 문서관리 체제를 중앙 서버를 통한 집중 관리가 가능한 문서중앙화 방식으로 변경했다. 원본을 URL로 유통하고, 수정사항을 중앙 서버 내에서만 이뤄지도록 한 것이다.
기존 분산 저장의 경우, 사내에 동일한 문서가 다수 유통돼 중복 또는 불일치가 존재하고, 개별적 수정 사항을 즉시 공유하기 어려웠던 단점이 존재했지만, 중앙 시스템에서 문서가 저장, 유통되는 문서중앙화를 통해 동국제강은 구성원간 실시간 정보공유를 이뤄냈을 뿐 아니라 업무에 필요한 문서를 한 개만 유통해 정확한 의사소통으로 협업시 발생할 수 있는 오류를 줄이고, 효율성을 향상시켰다.
통합문서관리 시스템으로 업무문서를 구성원간 공유, 활용되는 기업 자산으로 활용할 수 있게 됐음은 물론, 업무연속성까지 극대화하는 효과를 이뤄냈다. 예를 들어 기업 내 조직개편이나 퇴직, 전보 등의 인사이동 시에도 시스템 내 보존문서의 간단한 소유권 변경조치로 문서의 인수인계가 완료됨으로써 업무 단절 없이 매끄럽게 연속성을 꾀할 수 있게 됐다.
실제로 동국제강은 통합문서관리 시스템이 기존 5~10건 정도 공유되던 문서기반 협업을 최대 20건으로 증가시키고, 통합문서 활용빈도를 기존 10~20 건에서 50~60건으로 5배, 문서 자산화 등록 비율을 기존 60%에서 99%까지 끌어올린 것으로 평가하고 있다.
문서협업 2배, 검색시간 1/6로 단축
대규모 인력이 근무하는 대형 철강기업인 동국제강은 통합문서관리 시스템 도입을 통해 현장에서 근무하는 직원들도 외부에서 원활하게 기업 내부의 산출물을 공유할 수 있는 협업 공간을 마련했다. 제조기업의 특성상 문서를 배포하고 취합하는데 적지 않은 시간이 걸렸으나, 통합문서관리 시스템으로 중앙 서버에 문서 등 콘텐츠를 저장하고, 안전하고 간편하게 공유하게 되면서 협업증가율이 2배로 향상됐다.
특히 동국제강은 오라클 웹센터를 활용해 중앙시스템에 저장된 문서를 보다 빠르게 찾아볼 수 있게 함으로써 원활한 협업을 지원하고 있다. 단순 키워드 매칭 방식에 근거해 출처별 정보를 제공하는 기존 방식은 질의어와 검색 DB를 기계적으로 분석해 사용자의 질의 의도나 검색 DB의 내포적 의미를 이해하지 못했다.
즉 사용자가 원하는 정보를 즉각적으로 찾기 어려웠던 것이다. 이와 달리 오라클 웹센터는 시맨틱 검색 기능이 탑재돼 사용자의 검색 의도와 질문의 의미를 검색 엔진이 스스로 파악해 카테고리화된 정보를 제공해 준다.
김영민 차장은 “시맨틱 검색으로 목적에 따른 정보를 즉각적으로 확인할 수 있게 돼 중앙에 저장된 통합문서의 활용도를 높일 수 있었다”며 “무려 60분에 달하던 기존의 문서 검색 시간을 10분으로 단축, 비즈니스의 신속성을 한층 높였다”고 설명했다.
통합문서관리는 콘텐츠 활용을 극대화한다. 이메일, 메신저로 문서 검토가 복잡하게 이뤄지던 기존 방식에서 중앙에 등록된 문서를 실시간, 다자간으로 문서를 검토할 수 있는 방식으로 개선돼 효율성의 획기적인 개선을 가져왔다. 나아가 업무문서 이외의 위키, 블로그 등에서 발생하는 산출물을 공유할 수 있게 하고, 모바일 기기까지 지원해 시간·지역·언어에 상관 없이 글로벌하게 협업할 수 있는 모바일 오피스 구현의 밑바탕이 되고 있다. |
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